Effektiv arbeiten im Homeoffice

Viele Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter aktuell ins Homeoffice, um sie zu schützen. Doch so manche sind es nicht gewohnt, daheim zu arbeiten – und häufig scheitert effizientes Arbeiten daheim auch an der Technik.

Effizient arbeiten im Homeoffice? Viele Menschen glauben, das ist nur schwer möglich – und das aus mehreren Gründen. Einerseits stellt die Technik so manchen vor eine Herausforderung, nicht alle Mitarbeiter sind gleichermaßen fit und fürchten, ohne Administrator könnte der Berufsalltag daheim schwierig werden. Andererseits fällt es so manchem Mitarbeiter schwer, Struktur in den Tag zu bringen, wenn der Berufsalltag daheim stattfindet.

Wir geben Tipps, sowohl für die technische Ausstattung als auch für produktives Arbeiten zu Hause.

Übersicht

• Die technischen Voraussetzungen
• Kommunikation im Homeoffice
• Audio- und Videokonferenzen einfach gestalten
• Chatten und Co. im Homeoffice
• Struktur im Homeoffice
• Regelmäßige Kommunikation mit dem Team
• Vorteile für beide Seiten

Um Mitarbeitern das Arbeiten zuhause zu erleichtern, sollten sie mit einem Notebook ausgestattet sein, das über ein VPN (Virtual Private Network) den sicheren Zugriff auf das Firmennetzwerk erlaubt - Stichwort IT-Sicherheit. Für einen längeren Zeitraum empfiehlt sich, einen Monitor und auch eine Tastatur mit dem Notebook zu verbinden, am besten über eine Dockingstation, die alle angeschlossenen Geräte synchronisiert – und auch mit Strom versorgt. Das schont den Nacken und auch den Rücken, der häufig strapaziert ist, wenn man für längere Zeit auf den kleinen Bildschirm eines Notebooks schaut. Auch sollten Firewalls und andere Security-Maßnahmen berücksichtigt werden.

Wenn der heimische Internetanschluss nur wenig Bandbreite hat, so sollte er soweit es geht ausgebaut werden. Ein stabiles WLAN ist ebenfalls Voraussetzung für produktives Arbeiten im Homeoffice. Die meisten Mitarbeiter dürften hier keine Probleme haben – falls doch, so helfen wir gerne.

Um auch beim Arbeiten zuhause telefonisch für Kollegen, Partner und Kunden erreichbar zu sein, stellen viele Unternehmen einfach die Bürotelefone auf die Smartphones der Mitarbeiter um. Der Nachteil dabei ist: Rufen die Mitarbeiter mit ihrem Smartphone beispielsweise einen Kunden an, so sieht dieser ihre Handynummer – die häufig die private ist. Nicht alle Unternehmen haben ihre Mitarbeiter mit Mobilfunkverträgen und entsprechender Hardware ausgestattet.

Um dies zu verhindern, gibt es mehrere Möglichkeiten: Moderne Telefonanlagen ermöglichen es, über eine App (beispielsweise mit MiVoice Office Mobile Application)– via Desktop oder Smartphone – auf die Systeme zuzugreifen. Anwender haben somit alle Funktionen einer Anlage auf ihrem Endgerät, wie im Büro. Werden Telefonate über den Desktop geführt, so solle möglichst ein Headset zum Einsatz kommen. Die Audioqualität ist damit einfach besser als bei einem normalen Lautsprecher. Alternativ können Mitarbeiter auch ein IP-Tischtelefon zuhause installieren. 

Für viele Systeme gibt es zudem Lizenzen für Audio- oder Videokonferenzen: Während der Corona-Pandemie stellen viele Hersteller diese Lizenzen zu Sonderkonditionen zur Verfügung, damit ihre Kunden ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice erleichtern können. Welche Angebote es derzeit gibt, zeigen wir Ihnen gerne. Darüber hinaus gibt es noch eine ganze Reihe an kostenlosen Tools für Audio- und Videokonferenzen, die häufig aber auf eine begrenzte Zeit und nur wenige Teilnehmer limitiert sind.

Viele Menschen scheuen sich vor Videokonferenzen – auch weil im Homeoffice Einblick in ihre Wohnung möglich ist. Bei den meisten Systemen (beispielsweise bei Cisco Webex Meetings) gibt es die Möglichkeit, ein Hintergrundbild einzustellen, sodass niemand sieht, wo der Anwender sich befindet. Und nach ein oder zwei Konferenzen stellt sich auch eine Routine bei der Benutzung ein.

Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter können bei Videokonferenzen ihren Desktop mit den anderen Teilnehmern teilen und so beispielsweise zeigen, an welchen Dokumenten sie aktuell arbeiten. Auch das bringt deutlich mehr Effizienz in den Arbeitsalltag zuhause.

Alternativ zu Telefonaten oder Konferenzen können die Mitarbeiter sich auch über Chatprogramme austauschen. Dabei ist es nicht ratsam, dafür WhatsApp-Gruppen zu bilden oder kostenlose Chat-Tools zu nutzen. Erstens sind dabei die Daten nicht geschützt und genügen nicht den Anforderungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Zweitens verschwinden bei vielen kostenlosen Chat-Tools die Beiträge nach einer gewissen Zeit hinter einer Paywall, möchte man dann auf diese zugreifen, so muss man doch ein Abo abschließen. Moderne Telefonanlagen – wie wir sie anbieten – haben ein Chat-Tool integriert, das diese Hürden überwindet. Fragen Sie uns, wir beraten sie gerne.

Nachdem die technischen Voraussetzungen geklärt sind, geht es an die soften Fakten: Wie schafft man es, im Homeoffice ebenso strukturiert zu arbeiten wie im Büro? Es sind letztlich ganz einfache Dinge, die dies erleichtern.

Ein geregelter Tagesablauf wird von vielen Homeoffice-Veteranen hier an erster Stelle genannt. Wie im Büro sollte es feste Zeiten geben, die man am Schreibtisch verbringt – und abends sollte der Rechner dann auch ausgeschaltet werden. Auch im Homeoffice muss es einen fixen Feierabend geben.

Für eine kurze Zeit mag es ganz gemütlich sein, mit dem Notebook auf der Couch zu arbeiten. Doch ist das auch wirklich effizient? Wir sprachen schon über die Einschränkungen, die der kleinere Bildschirm eines Notebooks mit sich bringt. Wichtig ist aber die persönliche Einstellung: Couch ist Freizeit – ein Schreibtisch ist Arbeit.

Es ist sicherlich hilfreich, wenn es im Homeoffice ein eigenes Zimmer gibt, das man als Büro nutzen kann. Doch das ist nicht immer möglich. Dennoch empfiehlt es sich, einen festen Platz für das Büro einzurichten, beispielsweise im Wohnzimmer oder in der Küche. Die Hardware kann dann am Abend zur Seite gestellt werden, damit sie nicht als Mahnmal am Tisch steht, wenn man vielleicht nicht alle Aufträge erledigen konnte. Abschalten ist im Homeoffice sehr wichtig!

Viele fürchten darüber hinaus, dass sie im Homeoffice vereinsamen, schließlich fehlt der direkte Kontakt mit den Kollegen. Regelmäßige Meetings, beispielsweise über eine Videokonferenz, beugen dem vor. Am besten ist es, dafür feste Zeiten einplanen und auch vorab eine kurze Agenda zu erstellen, welche Themen besprochen werden sollen. Das verkürzt die Meetingzeit und schafft Freiraum für die Arbeit. Während der Corona-Krise, die viele Mitarbeiter zum Homeoffice zwingt, haben manche Teams auch eine Videokonferenz für das Mittagessen eingeführt. Sie sitzen an einem virtuellen Tisch und haben die Möglichkeit, auch über privates zu sprechen – und somit weiterhin mit den Kollegen zu ratschen.

Welchen Nutzen das Homeoffice für Arbeitgeber- und -nehmer bringt, das zeigt sich während der Corona-Pandemie: Mitarbeiter haben auch während der Krise die Möglichkeit zu arbeiten und somit produktiv zu sein. Damit tragen sie zum Unternehmenserfolg bei und mindern somit die Angst, die Firma könnte durch die Pandemie in eine finanzielle Schieflage kommen. Und für Arbeitgeber ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Aufgaben vom Team weiterhin erledigt werden – wenn auch aus dem Homeoffice.

Viele Menschen haben in Zeiten von Corona bereits festgestellt, dass das Arbeiten von zuhause meist sehr einfach ist, für manche ist es auch effizienter – das hängt vom Typ ab. Auf jeden Fall aber wird es in Zukunft für viele deutlich einfacher werden, ihre Arbeit in der eigenen Wohnung zu erledigen. Schließlich haben sie in der Corona-Krise bereits Erfahrungen sammeln können – und diese können sie nutzen, wenn beispielsweise ein krankes Kind daheim betreuen oder aus anderen Gründen nicht ins Büro können.